Les étapes du 5S

SEIRI :

Seiri signifie « l’art de savoir jeter ». cette première étape des 5S consiste à faire une différence stricte entre l’indispensable et l’inutile afin de débarrasser le lieu d’intervention de ce qui encombre pour rien. En réalité, du matériel ou des objets qui ne servent pas occupent inutilement l’espace de travail.

Le sens de « débarrasser » ici signifie donc faire un tri entre ce qui est utile et ce qui ne l’est pas ; marquer tout ce dont on doit se débarrasser ; proposer une solution alternative pour ce qui ne sert pas actuellement, mais qui peut soit servir plus tard, soit servir ailleurs. Il faut donc faire attention de ne pas se débarrasser des objets saisonniers.

Afin de bien mener une bonne étape Seiri, une décision ferme doit être prise à la suite d’une réponse aux questions suivantes :

  • Est-ce que cet objet est utile ?
  • Est qu’on s’en sert effectivement ? à quelle fréquence ?

Si la réponse à ces deux questions est oui, alors on le garde. Sinon, on s’en débarrasse. Lorsqu’on s’en débarrasse, on a le choix entre le réemployer ailleurs, le recycler ou simplement le jeter.

SEITON :

Seiton signifie « ranger ». c’est la deuxième étape des 5S. elle consiste à mettre le matériel utile dans une ordre de manière à :

  • le tenir à portée de main ;
  • réduire les temps perdus pour les recherches (en fonction de la fréquence d’utilisation, de la facilité de manutention, de la dimension, le matériel sera rangé le plus proche possible du poste de travail) ;
  • réduire la distance entre le lieu de rangement et celui d’utilisation (cela évite par exemple le transport de charges lourdes sur de longues distances ; réduit la fatigue des usagers…) ;
  • permettre le repérage facile des objets manquants.

A la suite de cette opération, il est indispensable que les zones de rangement et celles de circulation soient clairement délimitées ; les zones à risque soient identifiées par un marquage de sécurité approprié ; les emplacements soient nommés ou codifié en un langage simple et compréhensible par tous.
Les conditions d’un bon rangement sont les suivantes :

Efficacité (optimiser les temps de recherche, réduire la pénibilité, la fatigue) ;

  • Sécurité (protéger les usagers contre les chutes et heurts, protéger les objets fragiles) ;
  • Qualité (ne pas faire ranger ensembles des objets ou produits incompatibles, faciliter le repérage de ces derniers dans les aires de rangement).

SEISO :

Seiso signifie « nettoyer ». C’est la troisième étape des 5S. Une fois que l’on s’est débarrassé de tout objet inutile, et que les objets utiles ont été tous bien rangés, il faut éliminer sur ces derniers les déchets, les saletés, les corps étrangers afin que le lieu de l’intervention ainsi que son environnement restent propre et sans danger.

Il faut rendre net et propre tout ce qui est terni par la saleté, les intempéries ou autre agent extérieur. On profite donc de la même occasion pour inspecter chaque objet nettoyer. En effet, le nettoyage permet de mettre en évidence les conditions anormales et au même moment de réaliser du préventif. Le nettoyage enfin garantit au matériel et à l’environnement de travail un durée de vie plus longue.

L’étape Seiso procure donc les avantages suivants :

sur les équipements, elle permet de prévenir les risques de pannes dus au manque d’entretien.  Durant le nettoyage, il est possible de détecter de potentielles sources de pannes et d’anticiper leur réparation ;

Dans l’environnement de travail, elle permet de prévenir les risques d’accidents. (ex : la détection anticipée d’une détérioration, fissure, fuite ou un déboulonnement pouvant entraîner un accident) ; d’améliorer la clarté et la sécurité (meilleur éclairage, peinture, réparation ou remplacement des éléments vétustes…).

SEIKETSU :

Seiketsu permet de maintenir les 3 premiers « S » par une culture des bonnes pratiques et habitudes.

  • définir des règles de travail simples, écrites et accessibles afin d’inciter tout le monde à faire un effort pour que tout reste constamment en ordre. Dire très clairement ce qu’il ne faut pas faire ;
  • apprendre à se débarrasser régulièrement des objets inutiles, à ranger et nettoyer tous les jours son environnement de travail ;
  • Identifier toutes les erreurs possibles dans le rangement et mettre en place des solutions adéquates pour les empêcher (ex : mise en place systématique de détrompeurs permettant de constater instantanément qu’un outil n’a pas été rangé à sa place) ;
  • dénombrer  les points à surveiller en priorité et rendre visibles toutes les sources potentielles d’anomalies afin d’en faciliter le contrôle ;
  • définir les standards ou états de maintien / vérification de ces points (ex : peindre dans des couleurs permettant un repérage immédiat des salissures) ;

SHITSUKE :

Le but de cette étape est la mise en place un système favorisant continuellement le progrès. Il serait dommage de revenir en arrière après avoir consacré autant d’effort sur les 4 premiers S. Shitsuke consiste à :

  • Veiller à l’application quotidienne des règles de travail définies ;
  • Faire scrupuleusement respecter les procédures écrites ;
  • Expliquer autant que nécessaire l’importance des 5S afin de maintenir l’adhésion de tous ;
  • Ne pas hésiter à améliorer les règles et à adapter les standards au contexte ;
  • Prendre en compte les changements saisonniers.

5S

Méthode 5S

Méthode 5S

    La méthode 5S fait parti des outils de gestion de la qualité dont le but intégral est d’optimiser les conditions et le temps de travail. Elle ne s’applique pas à un processus, mais à un milieu physique (magasin, bureau, poste de travail…). La démarche 5S constitue régulièrement la 1ère étape de toute démarche qualité. Elle vise à garantir la propreté et la bonne organisation du poste de travail. 5S tire son origine de la première lettre de chacun des 5 mots japonais / opérations qui compose cette méthode.

Mot Japonais Traduction Interprétation
Seiri Débarras Trier
Seiton Rangement Ranger
Seiso Nettoyage Nettoyer
Seiketsu Ordre Conserver en ordre et propre
Shitsuke Rigueur Formaliser et impliquer

A- Les objectifs de la méthode 5S :

  • Eviter l’encombrement de l’espace de travail par du matériel, des documents, outils ou autres objets inutiles ;
  • Garantir une bonne gestion des emplacements et une localisation claire du matériel de travail ;
  • Prévenir le désordre dans les locaux de travail / éviter les commandes inutiles de matériel ;
  • Prévenir les accidents de travail en évitant de laisser traîner des obstacles ;
  • Optimiser les conditions et les temps de travail. Un milieu bien rangé est plus agréable à vivre évite de nombreuses pertes de temps (temps perdu à chercher des objets, outils…) ;

B- La méthodologie de mise en place de la méthode 5S

La méthode 5S est une démarche participative, un travail d’équipe qui nécessite l’adhésion de tous et surtout le respect stricte des objectifs de départ fixés. Son déploiement dans un environnement passe par les étapes suivantes :

  • La création d’une ou de plusieurs équipes d’animation 5S par site d’intervention. Pour garantir l’implication effective de tout le personnel dans une entreprise, l’organisation des équipes 5S doit épouser la structure hiérarchique. Au sommet sera constituée une équipe d’encadrement de la direction générale, ensuite une équipe par département, par division, par section, par site…
  •  La définition claire des objectifs et des règles de priorité, la délimitation de la durée de la campagne et l’évaluation des moyens matériels, humains et financiers à mettre en œuvre. Des indicateurs d’évaluation dont le but sera d’évaluer le travail effectué avant, pendant et après chaque étape 5S doivent en même temps être constitués et communiqués aux différentes équipes d’animation ;
  • La définition d’un politique hygiène et sécurité. Le but étant d’évaluer à l’avance les risques et dangers encourus et de définir des mesures de prévention de ces derniers à travers la diffusion de procédures ; prévoir les bacs de collecte des déchets et les moyens d’évacuation de ces derniers ;
  • La définition d’un plan d’action détaillé qui précise les lieux d’intervention, les dates de début et de fin, de chaque étape ou opération 5S. Ce planning doit prévoir des jalons matérialisant les moments de contrôle, de concertation et de mesure des objectifs réalisés.

C- Conditions pour la réussite d’une campagne 5S

La démarche 5S doit être pilotée par une équipe de non conservateurs, de personnes ouvertes au changement, à l’innovation et ayant une bonne connaissance des activités de chaque poste de travail. Ces dernières ont la responsabilité de déterminer ce qu’il faut garder ou jeter et de proposer la réorganisation la plus rationnelle de chaque lieu visité.Il existe dans toute organisation, des personnes qui trouvent un profit à vivre dans un environnement désordonné. Ces dernières craignant d’être gênées par la clarté des locaux seront certainement les premiers opposants à la démarche 5S.  A travers des entretiens, il est possible de trouver une solution à cette opposition. Dans tous les cas, il ne faut jamais perdre de vue que tout le monde est concerné par l’ordre, le rangement et la sécurité. L’adhésion collective des personnes est de ce fait primordiale pour la réussite d’une campagne 5S.

Sur le terrain, il faut absolument appliquer ce qui a été décidé et respecter scrupuleusement le planning et la politique hygiène et sécurité. Lorsqu’elle est appliquée avec méthode et rigueur, chaque campagne 5S permet de dégager des résultats visibles et chiffrables sur la propreté et la clarté de l’environnement de travail, la sécurité (réduction du nombre d’accident), l’espace (libéré suite au nettoyage), le facteur humain (productivité, efficacité, communication),  l’image de marque de l’entreprise et la confiance des clients,

Il faut toujours prendre les photos avant et après le passage afin de montrer à tous l’importance de cette méthode. C’est un argument assez convainquant pour maintenir une adhésion continue aux prochaines campagnes 5S. En cas de difficultés, il faut remonter sans délai l’information afin de mobiliser les compétences nécessaires pour les surmonter.

La méthode 5S constitue aussi une démarche d’amélioration continue, elle est déployée par campagnes d’une durée déterminée et à intervalles répétitifs. Le plus difficile n’est pas de la démarrer, mais de faire respecter jour après jour, les bonnes pratiques en intégrant la culture de l’ordre dans les habitudes de travail de tout le monde.